Aqui está uma lista dos melhores sistemas gratuitos de gerenciamento de documentos na nuvem. Por meio desses sistemas, você pode fazer upload e gerenciar documentos, arquivos e mídia em seu armazenamento em nuvem. Além disso, eles oferecem muitos recursos para gerenciar documentos, como mover, excluir, renomear, classificar, pesquisar, baixar e muito mais. Esses sistemas também permitem que você categorize seus documentos em diferentes grupos criando pastas. No entanto, a principal vantagem desses sistemas é sua segurança e proteção contra perda de dados. Para proteger os documentos, cada sistema oferece proteção por senha. Como são sistemas baseados em nuvem, eles mantêm um backup de todos os dados para reduzir as chances de perda de dados. A maioria desses sistemas também permite que vários usuários gerenciem documentos.
Em alguns desses sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem, você também pode criar e editar documentos. Para fazer isso, eles oferecem documentos on-line embutidost serviços de edição como Google Docs, Microsoft Office, ONLYOFFICE, etc. Em alguns sistemas, você também pode integrar serviços de armazenamento online (OneDrive, Google Drive, etc. .) para fazer um sistema de gerenciamento de dados centralizado. Compartilhamento de Documentos é outra parte importante desses sistemas que permitem que você compartilhe documentos com restrições adicionais (somente visualizar, pode editar, adicionar comentários, etc.). Outros recursos úteis, como rastreamento de revisão de documentos, estatísticas de acesso a documentos, histórico de versões, etc., também são oferecidos por esses sistemas. Percorra a lista para saber mais sobre esses sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem.
Meus sistemas favoritos de gerenciamento de documentos na nuvem:
Zoho Docs é meu sistema favorito porque oferece o maior número de recursos de gerenciamento de documentos. Além disso, ele oferece seu próprio bate-papo on-lineeserviços de edição de documentos que você pode usar gratuitamente.
Google Drive é outro bom sistema de gerenciamento de documentos em nuvem que você pode experimentar. Ele também oferece um bom conjunto de gerenciamento de documentos, compartilhamento e recursos de edição de documentos.
Zoho Docs
Zoho Docs é um sistema gratuito de gerenciamento de documentos na nuvem. É principalmente um sistema de gerenciamento de arquivos on-line que permite que uma equipe de vários usuários organize e mantenha seus documentos com segurança em um local centralizado. Com este serviço, os usuários também podem anexar suas contas do Google Drive para carregar diretamente os documentos necessários do Google Drive para o Zoho Docs. Este sistema suporta todos os tipos de arquivos e documentos e oferece um bom conjunto de recursos de gerenciamento de documentos. Vamos dar uma olhada nas principais características deste sistema.
Principais características:
- Recursos de gerenciamento de documentos: para gerenciar arquivos e documentos, você pode criar pastas, adicionar arquivos importantes às seções favoritas, classificar documentos com base em data/hora, pesquisar documentos, mover documentos de uma pasta para outra, baixar documentos e excluir documentos.
- Criar: é outro recurso importante que permite criar documentos Word, Planilha e Apresentação do zero.
- Editar: você também pode editar documentos do Word, planilhas e apresentações carregados usando os serviços on-line Zoho Writer, Zoho Sheet e Zoho Presentation .
- Check-in/Check-out: este recurso permite que um usuário bloqueie um documento para evitar que ele seja editado por outros usuários.
- Configurações de compartilhamento: permite que o administrador especifique quem pode visualizar e editar um documento.
Recursos adicionais:
- Revisões: usando-o, você pode ver quantas vezes um documento específico foi modificado.
- Estatísticas de acesso: é outro bom recurso que mostra o nome e a hora de todos os usuários que acessaram um documento.
- Zoho Cliq: é um recurso de bate-papo que você pode ativar no Zoho Docs para conversar com os membros de sua equipe.
Limitações:
- Nesta versão gratuita do Zoho Docs, você só pode criar equipes de até 5 usuários, cada usuário pode carregar dados de até 5 GB, um único documento não pode ser maior que 1 GB, e um documento carregado só pode ser modificado até 25 vezes.
Considerações finais:
É um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem realmente bom que oferece todos os recursos essenciais de gerenciamento de documentos.
Google Drive
Google Drive é outro sistema gratuito de gerenciamento de documentos na nuvem. Através deste sistema, você pode facilmente enviar documentos, baixar documentos e compartilhar seus documentos com outros usuários. Além disso, recursos básicos de gerenciamento de documentos, como Pastas, Com estrela (para marcar documentos importantes), Classificação, Pesquisa, etc., também estão presentes nele. Além do gerenciamento de documentos, você também pode editar seus documentos nele com a ajuda dos serviços Google Docs adicionados. Agora, confira os principais recursos deste sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem.
Principais características:
- Novo: com ele, você pode fazer upload de várias pastas e arquivos de vários formatos para o Google Drive.Além disso, permite criar novos documentos do zero com a ajuda de serviços gratuitos do Google, como Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drawings e muito mais.
- Meu Drive: Nele, você pode visualizar todos os documentos e pastas carregados e criados. Nesta seção, você também pode pesquisar documentos, baixar documentos, excluir documentos, visualizar documentos e editar documentos.
- Compartilhar: é outro recurso importante que você pode usar para compartilhar documentos com outros usuários com permissões adicionais, ou seja, pode editar, pode visualizar e pode comentar .
- Atividade: usando-o, você pode rastrear todas as atividades realizadas por você em documentos salvos junto com a atividade de outros usuários em um documento compartilhado.
- Serviços gratuitos adicionados: a principal vantagem deste sistema de gerenciamento de arquivos on-line são os serviços adicionais do Google, como Google Docs, Goole Sheets, etc., pois oferecem um ambiente de edição de documentos com todos os recursos.
Limitação:
- Na versão gratuita ou pessoal do Google Drive, você obtém apenas armazenamento em nuvem de 15 GB. Para aumentar o tamanho do armazenamento em nuvem, você precisa adquirir a versão Business deste serviço.
Considerações finais:
É outro bom sistema de gerenciamento de documentos na nuvem que oferece um bom conjunto de recursos de gerenciamento e edição de documentos.
OneDrive
Principais características:
- Meus Arquivos: É o principal recurso de gerenciamento de documentos deste sistema através do qual você pode carregar documentos, baixar documentos, categorizar documentos criando pastas, classificar documentos (de acordo para nomear, tamanho e horário modificado), excluir documentos, e renomear documentos.
- Fotos: esta seção foi especialmente projetada para visualizar e gerenciar imagens e álbuns de fotos armazenados.
- Abrir: Use-o para criar um novo documento (word, planilha, apresentaçãopesquisas de íon, texto e formulário) e editar documentos existentes através dos serviços ferramentas online do Microsoft Office.
- Cofre pessoal: esse recurso adiciona uma camada adicional de segurança aos documentos. Para acessar qualquer armazenamento de documentos no cofre pessoal, você precisa passar pelo processo de autenticação de duas etapas que inclui autenticação de conta e OTP em seu número pessoal.
- Compartilhar: permite que você compartilhe seus documentos com permissões adicionais (pode editar e não pode editar).
Recursos adicionais:
- Histórico da versão: ajuda a rastrear quantas vezes um documento foi editado junto com a hora e a data da edição.
- Incorporar: é outro recurso útil que permite gerar um código HTML para um documento selecionado para que você possa incorporá-lo rapidamente em uma página da web.
Limitações:
- Isto é gratuitoA versão do OneDrive só permite armazenar e gerenciar dados na nuvem de até 5 GB.
Considerações finais:
É um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem simples de usar e projetado de forma limpa que oferece recursos essenciais de gerenciamento de documentos com segurança aprimorada.
ONLYOFFICE
ONLYOFFICE é um pacote de escritório on-line gratuito que também pode ser usado como um sistema de gerenciamento de documentos na nuvem. Por padrão, ele não vem com muitos recursos de gerenciamento de documentosrecursos, mas sua capacidade de integrar vários serviços de armazenamento em nuvem (Google Drive, Box, DropBox, etc.) fornece um espaço de gerenciamento de documentos integrado. Agora, confira as principais características deste sistema de gestão baseado em nuvem.
Principais características:
- Meu documento: Nele, você pode visualizar todos os documentos, pastas e arquivos armazenados neste sistema e outros sistemas de armazenamento em nuvem adicionados. Além disso, ele também oferece recursos de gerenciamento de documentos como classificar documentos, mover documentos, renomear documentos, baixar documentos, excluir documentos, pesquisar documentos, etc.
- Criar: use este recurso para criar um novo documento de palavra, planilha e apresentação do zero. Para criar e editar documentos, este sistema usa seus módulos embutidos do Office, ou seja, Documento, Planilha, e Apresentação.
- Compartilhar: por meio desse recurso, você pode compartilhar documentos com outras pessoasrs com nenhuma ou algumas restrições, ou seja, Acesso total, Somente leitura, Revisão, Comentário, Preenchimento de formulário, e Negar acesso.
- Baixar como: é um recurso útil que permite baixar um documento em outros formatos semelhantes, como um documento de planilha pode ser baixado nos formatos CSV, ODS e PDF, O documento do Word pode ser baixado nos formatos ODT, TXT, RTF, etc.
Limitação:
- Este sistema de gerenciamento de documentos on-line é gratuito apenas para uso pessoal.
Considerações finais:
É outro sistema de gerenciamento de documentos fácil de usar na nuvem, através do qual você pode gerenciar e editar documentos de vários formatos.
SimpleDocs
SimpleDocs é outro sistema gratuito de gerenciamento de documentos na nuvem. Como o próprio nome indica, é um sistema simples de gerenciamento de documentos on-line no qual você pode enviar documentos, baixar documentos e organizar documentos. Para lidar com uma grande quantidade de documentos, você também pode adicionar usuários adicionais a ele. Além disso, este sistema permite adicionar quantos usuários você quiser. Agora, confira os principais recursos deste sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem.
Principais características:
- Adicionar novos documentos: Usando-o, você pode enviar novos documentos para este sistema. Ele também suporta a funcionalidade de arrastar e soltar para fazer upload de documentos.
- Documentos: Nele, você pode visualizar todas as pastas armazenadas, documentos, arquivos, etc. Também oferece alguns recursos para gerenciar documentos, como Pastas (para dividir documentos em diferentes categorias), Classificar (para classificar o documento por hora, usuário, nome da pasta ou nome do documento) e Pesquisar (para encontrar documentos rapidamente por seus nomes).
- Usuários: com esse recurso, você pode adicionar novos usuários, criar grupos de usuários e gerenciar usuários existentes.
- Seguro: Este sistema é protegido por senha para manter usuários não autorizados fora do sistema. Além disso, ele distribui os dados por sua rede segura de servidores para proteger contra perda de dados.
Limitação:
- Nele, você só pode armazenar arquivos e documentos de até 10 GB.
Considerações finais:
É um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem simples e básico por meio do qual você pode armazenar e gerenciar documentos com segurança.
Mesma página
Samepage é um serviço gratuito de colaboração online que também pode ser usado como um sistema de gerenciamento de documentos na nuvem. Como é principalmente um serviço de colaboração, você também pode criar equipes nele, bater papo com os membros da equipe, colaborar com os membros por chamadas de voz/vídeo e compartilhar documentos entre si. Para gerenciar documentos, ele oferece seções Documentos e Arquivos que oferecem muitos recursos úteis de gerenciamento e visualização. Agora, confira as principais características deste sistema.
Principais características:
- Documentos: Esta seção está presente para todas as equipes, por meio da qual os membros de uma equipe podem visualizar documentos compartilhados com sua equipe, excluir documentos, renomear documentos, duplicar documentos, pesquisar documentos , e classificar documentos (por nnome ou data).
- Arquivos: é a seção principal deste sistema por meio da qual os membros da equipe podem fazer upload de documentos, criar pastas para categorizar documentos, baixar documentos, visualizar documentos, excluir documentos, fazer upload de uma nova versão de um documento, etc.
Recursos adicionais:
- Este sistema oferece muitos recursos de colaboração adicionais, como Tarefas, Agenda (para agendar tarefas, reuniões etc.), Chamadas de voz, Chamadas de vídeo, Bate-papo e muito mais .
Limitações:
- Nesta versão gratuita deste sistema, você só pode armazenar e gerenciar dados de até 2 GB.
- Alguns recursos também estão bloqueados neste sistema gratuito de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, como Ver versões de arquivos, controlar alterações, direitos de acesso a pastas e muito mais.
Considerações finais:
É outro sistema de gerenciamento de documentos em nuvem capaz que oferece todos os recursos essenciais para gerenciar ddocumentos e arquivos.