Aqui está a lista dos melhores softwares gratuitos de gerenciamento de documentos para Windows. Esses softwares são realmente bons para armazenar e gerenciar documentos eletrônicos. Juntamente com o gerenciamento de documentos, esses softwares também permitem que você compartilhe documentos facilmente. Além disso, você também pode definir permissões de compartilhamento (somente leitura, leitura e edição, etc.) para diferentes usuários. O recurso de segurança com senha de segurança também está disponível para gerenciamento seguro de documentos. Pastas e coleções facilmente gerenciáveis podem ser criadas para categorizar documentos. Alguns desses softwares também fornecem opções avançadas de classificação para classificar documentos com base em data, hora, usuário, recente, antigo etc. Além de armazenar e gerenciar, você também pode visualizar e editar documentos usando alguns desses softwares.
Alguns dos formatos de documento comumente suportados são: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, CSV, XML, PPT e mais.
Dos seis softwares de gerenciamento de documentos mencionados aqui, 4 são aplicativos da Web baseados em PHP que requeremSoftware de banco de dados como: Página inicial Página de download
Ao ar livre
Alfresco é outro software de gerenciamento de documentos gratuito e rico em recursos para Windows. Neste software, você pode armazenar e gerenciar facilmente um grande número de documentos. Aqui, você obtém um recurso de armazenamento centralizado com proteção por senha para segurança. Este software permite criar usuários e você pode compartilhar documentos com eles com bastante facilidade. Você também pode definir diferentes permissões para os usuários apenas visualizar ou editar documentos. Outro bom recurso que o Alfresco oferece é a rotulagem de documentos. você can rotular documentos como “Estou editando” ou “outros estão editando“, para que usuários autorizados possam visualizar o status de um documento.
Todos os recursos importantes deste software DMS estão disponíveis em várias guias. Vamos verificar essas guias e os recursos disponíveis nelas:
- Página inicial: aqui, você pode visualizar atividades recentes, documentos adicionados recentemente e várias tarefas realizadas pelos usuários.
- Meus arquivos: A partir daqui, você pode criar, excluir, modificar e fazer upload de vários documentos. Além disso, você também pode dividir documentos categoricamente adicionando-os em pastas diferentes.
- Arquivos compartilhados: esta guia é usada para compartilhar documentos com usuários autorizados. Aqui, você pode enviar documentos diretamente para a pasta compartilhada.
- Sites: permite criar sites. Para cada site, você pode gerenciar documentos relacionados.
- Tarefas: A partir daqui, você pode visualizar a tarefa ativa, concluída, pendente, etc.permite que você atribua uma nova tarefa a você ou a um usuário.
- Repositório: contém todos os documentos e pastas. Você pode facilmente classificar e pesquisar qualquer documento aqui.
- Ferramentas de administração: nesta seção, senhas, segurança, permissões, etc. podem ser gerenciados.
Apesar de ser gratuito, oferece todos os recursos essenciais de gerenciamento de documentos sem nenhuma limitação de armazenamento.
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LogicalDOC
LogicalDOC é outro software de gerenciamento de documentos gratuito e de código aberto para Windows. Ele pode ser usado para centralizar documentos em um local. Ele cria um único ponto de acesso para garantir a segurança dos dados. Como resultado, apenas usuários autorizados podem acessar documentos. O uso deste software também é bastante fácil, o que o torna adequado tanto para organizações quanto para indivíduos.
Neste software DMS, você pode fazer upload de documentos de vários formatos. Você também pode editar e visualizar documentos aqui. Aqui, você pode criar pastas para armazenar e diferenciar documentos de acordo com sua escolha. documento importantents também podem ser marcados para uso posterior.
Você pode adicionar vários usuários para acessar documentos neste DMS gratuito. Cada usuário pode facilmente compartilhar e editar documentos. Os recursos de restrição de documentos estão disponíveis aqui para permitir ou negar permissões para visualização ou edição de documentos.
Para procurar documentos específicos, você pode procurá-los de acordo com seu ID, Data, Nome da pasta, Departamento, etc. Isso ajuda especialmente quando você não sabe o nome exato do documento. A barra de pesquisa normal também está disponível para pesquisar documentos diretamente usando o nome do arquivo.
Para evitar a perda de dados, ele faz backup automaticamente dos dados adicionados em intervalos regulares. Por conveniência, é fornecida uma indexação muito poderosa, que facilita a localização de qualquer tipo de documento.
Este software é um aplicativo Java baseado em navegador da web que requer contêiner da web Java e Tomcat para ser executado. Você pode usar este aplicativo com muitos navegadores populares como: Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, etc.
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Feng Office
Feng Office é outro freeware de gerenciamento de documentos para Windows. É usado para gerenciar projetos, documentos, notas, espaço de trabalho, etc. É um software perfeito para acompanhar documentos eletrônicos. Você pode fazer upload de documentos de diferentes tipos sem se preocupar com o formato. Porém, a versão gratuita permite fazer upload de documentos ilimitados com um máximo deze de 2 MB/arquivo. Além disso, possui todos os recursos importantes para gerenciar documentos, que você pode usar sem qualquer restrição.
Este software é baseado em PHP, então você precisa de software como: XAMPP, WAMP, etc., para executar este software.
A interface deste software é muito fácil de trabalhar. Todas as opções importantes estão disponíveis em várias guias. Vamos verificar essas guias para saber mais sobre elas:
- Visão geral: aqui, você pode criar espaços de trabalho para armazenar e gerenciar documentos. Você pode marcar cada espaço de trabalho com cores diferentes para torná-los facilmente distinguíveis. As opções para adicionar usuários, tarefas, documentos, atividades etc. estão disponíveis aqui.
- Tarefas: essa guia permite atribuir tarefas aos usuários. Além disso, você também pode atribuir a duração da tarefa.
- Documentos: Aqui você encontra todos os documentos de cada Workspace. Você pode definir as configurações de permissão do documento para acesso do usuário. Informações do documento, como: tamanho do documento, cr do documentoa data de publicação e o usuário que criou esse documento podem ser vistos aqui.
- Tempo: nesta guia, você pode atribuir intervalos de tempo para os usuários nos quais eles devem concluir os projetos atribuídos.
- Relatório: mostra o tempo total gasto em projetos pelos usuários. Ele também oferece opções para gerar relatórios personalizados com base em documentos e usuários.
- E-mail: funciona da mesma forma que o serviço de e-mail normal. A partir daqui, você pode enviar e receber informações e documentos.
- Configurações: Esta seção permite definir várias configurações deste software. As configurações do módulo do sistema, Permissões, Modelos, Cobrança, Fatura, etc. podem ser alteradas. Além disso, as opções de segurança também podem ser definidas aqui.
Este software de gerenciamento de documentos fornece quase todos os recursos importantes de gerenciamento de documentos com a única limitação no tamanho do arquivo do documento.
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Arquimedes
Archimede é outro software gratuito de gerenciamento de documentos para Windows. Não é tão rico em recursos quanto o software mencionado acima e executa apenas tarefas básicas de gerenciamento de documentos. Os formatos de documento suportados incluem: DOCX, PDF, XLSX, PPT, XML, CSV, TXT, imagens e muito mais. Você pode adicionar e gerenciar documentos em várias pastas. As pastas de documentos também podem ser categorizadas em várias coleções. O recurso de segurança para proteger documentos com senha também está disponível.
Nota: emboratem opção para definir permissões de usuário, não encontrei nenhuma seção para adicionar usuários. Se você encontrar o recurso, informe-nos na seção de comentários.
Para executar este software de gerenciamento de documentos, você deve usar um software de banco de dados, como o MySQL.
Archimede é mais adequado para gerenciamento de documentos pessoais.
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OpenDocMan
OpenDocMan é um software de gerenciamento de documentos gratuito e de código aberto para Windows. Este software é bom para armazenamento e gerenciamento de documentos. Este software DMS suporta muitos formatos de arquivo, ou seja, PDF, XML, DOC, TXT, etc. Para cada documento adicionado, você pode inserir o documento Descrição, Departamento, Autor, etc. Adicionar essas informações ajudará você a classificar e pesquisar.
Neste software DMS, você pode adicionar e gerenciar vários usuários. Os usuários podem compartilhar documentos uns com os outros. Eles também podem definir permissões (somente leitura, gravação, leitura/gravação, etc.) para seus documentos. Recursos úteis para check-in e check-out documentos também estão presentes. Esses recursos permitem que os usuários controlem quando outros podem editar um determinado documento ou não.
Para segurança dos documentos, você pode ativar ou desativar o login do usuário.
Existe um menu de administração, que permite alterar as configurações relacionadas a usuários, departamentos, categoria, arquivos, etc.
Este software é escrito e baseado em PHP. Para executar este software, você precisará de um servidor web, como: Apache, IIS, etc.